Hai bisogno di preventivi modificabili o offerte PDF controllate?

I preventivi modificabili possono aiutare un venditore a preparare una proposta, mentre un PDF emesso può preservare il documento inviato al cliente. Decidi quali contenuti possono essere modificati, quali valori devono provenire dalla configurazione e come verrà rivista una modifica successiva. Il formato del file da solo non stabilisce il controllo.

Separa le modifiche narrative dalle modifiche al prodotto

Un venditore potrebbe dover modificare un'introduzione, una spiegazione dell'installazione o una nota di progetto. La modifica di una dimensione, quantità o prezzo influisce su un record diverso. Se tali modifiche avvengono solo all'interno di un editor di documenti, la configurazione salvata e l'output di fabbrica possono rimanere errati.

Identificare quali campi sono forniti dai dati di prodotto controllati e quali sono testo commerciale approvato. Un documento flessibile dovrebbe comunque rendere tracciabile la specifica sottostante.

Testa una modifica dopo la generazione del documento

Genera un preventivo, modifica un accessorio nell'applicazione ed emette un documento rivisto. Confermare che la copia precedente rimanga identificabile e che la nuova copia rifletta la modifica accettata. Quindi prova un tentativo di modifica del prezzo nel documento stesso.

Chiedere in che modo il sistema previene o identifica una mancata corrispondenza. La corretta disposizione può consentire la modifica della bozza richiedendo al tempo stesso la rigenerazione o l'approvazione dell'importo finale prima dell'emissione.

Includi nel brief i destinatari non PDF

Alcuni clienti necessitano di dati di ordine strutturati o di un formato di approvvigionamento interno. Altri necessitano di un documento accessibile da poter rivedere e condividere. Identifica queste esigenze prima di commissionare un unico attraente modello PDF.

Un documento di offerta è diverso anche da un'istruzione di installazione o da un disegno di produzione. Non dare per scontato che un file generato possa soddisfare ogni destinatario semplicemente perché contiene l'immagine del prodotto.

Definire la generazione di documenti con Configurix

È possibile specificare una implementazione del preventivo Configurix in base all'offerta corrente e al processo di revisione. Fornire esempi di modifiche normali, modifiche eccezionali e documenti accettati. Concordare i formati, i campi modificabili e i riferimenti di revisione inclusi nel software personalizzato.

Un file Word modificabile è sempre meno affidabile di un PDF?

No. L'affidabilità dipende dal processo e dall'autorità dei campi. Un PDF può anche contenere informazioni errate o obsolete se la sua fonte non è controllata.

La modifica del documento dovrebbe aggiornare automaticamente il configuratore?

Non dare per scontato che lo farà. Decidi se le modifiche sono consentite e in che modo le modifiche al prodotto o commerciali ritornano nel record autorevole. Testare esplicitamente la direzione concordata.