Quando sostituire i preventivi Excel con un configuratore?

Una cartella di lavoro Excel può essere un modo sensato per calcolare i prezzi per un intervallo piccolo e controllato. Vale la pena valutare un configuratore quando i clienti o i rivenditori devono fare scelte di prodotto dipendenti, più persone devono utilizzare le stesse regole e la selezione accettata deve diventare un ordine tracciabile. La decisione dovrebbe vertere su tali responsabilità, piuttosto che sull’aspetto del foglio di calcolo.

Inizia con la cartella di lavoro che effettivamente ottiene ordini

Porta alla valutazione un file con il preventivo di lavoro. Identificare le celle di input, le tabelle di ricerca, le regolazioni manuali e i documenti di output. Chiedere alla persona che prepara le offerte quali avvisi ignora abitualmente e quali informazioni mancanti risolve telefonicamente. Tali conversazioni rivelano requisiti che una dimostrazione basata su un listino prezzi pulito non mancherebbe.

Non sostituire un calcolo utile semplicemente per rimuovere Excel. Potrebbe rimanere un riferimento controllato per la verifica del nuovo sistema. Il problema è decidere quale versione è autorevole e come un cambiamento arriva a tutti coloro che preparano i preventivi.

Microsoft elenco documenti, convalida dei dati basata su numeri e formule in Excel. Documentazione Microsoft. Il test d’acquisto è più ampio: il tuo processo completo può prevenire, spiegare e preservare le decisioni che la tua azienda accetta?

Cambia un'opzione dopo che il prezzo è stato calcolato

Considera una gamma di porte in cui una serratura selezionata non è disponibile per una disposizione di apertura. Prepara un preventivo valido, modifica la disposizione di apertura, quindi controlla la serratura, il prezzo e il documento in uscita. Un sistema utile dovrebbe rimuovere la serratura incompatibile con una spiegazione o richiedere una sostituzione compatibile. La semplice modifica dell'immagine non risolve l'ordine.

Ripeti l'esercizio con un preventivo salvato prima dell'aggiornamento del catalogo. Decidi se l'offerta precedente rimane leggibile, necessita di una rivalutazione o di una revisione. Applicare lo stesso risultato atteso al flusso di lavoro del foglio di calcolo e al configuratore proposto.

Confronta il costo operativo completo

Conta il tempo impiegato a mantenere uno degli approcci, a controllare gli ordini insoliti e a copiare le selezioni accettate in altri software. Una cartella di lavoro gestita da un dipendente esperto ha un modello operativo diverso da una rete di rivenditori con frequenti modifiche al catalogo. Un configuratore necessita anche di manutenzione, casi di test e qualcuno responsabile dei dati di prodotto.

Per un'implementazione dei prezzi Configurix, definire quali calcoli vengono spostati nell'applicazione, quale fonte rimane autorevole e cosa riceve la fabbrica. Un software personalizzato può collegare queste responsabilità, ma la proposta deve identificare le regole effettive, i documenti e le integrazioni incluse.

Prendi la decisione di acquisto su un esercizio ripetibile

Utilizza un ordine ordinario, una combinazione incompatibile e un'offerta modificata. Fornisci a entrambi gli approcci le stesse informazioni iniziali e chiedi a un altro dipendente di completare il passaggio senza assistenza verbale. Registra ogni correzione manuale. Ciò produce una decisione utile anche se il risultato è quello di mantenere per ora Excel e migliorarne prima i controlli.

L'utilizzo di Excel significa che il nostro processo non è professionale?

No. Le domande rilevanti sono se la cartella di lavoro è controllata, se le persone ne comprendono le regole e se gli ordini accettati possono essere riprodotti. Il software dovrebbe risolvere un problema operativo dimostrato.

Dobbiamo smettere di usare i fogli di calcolo dopo aver acquistato Configurix?

Non necessariamente. Puoi concordare l'importazione controllata, la revisione o l'utilizzo dei report. Specificare la direzione di ogni scambio di dati in modo che due fonti modificabili non diventino silenziosamente autorità di prezzo concorrenti.